E-doręczenia w podmiotach leczniczych
Przed końcem roku część przedsiębiorców zostanie objęta wymogiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Obowiązek będą realizowały również m.in. Narodowy Fundusz Zdrowia i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wymóg będzie nałożony także na placówki ochrony zdrowia. Na czym polegają e-doręczenia i co należy o nich wiedzieć.
E-doręczenia w podmiotach leczniczych
Należ pamiętać, że tylko podmioty lecznicze mieszczące się w pojęciu podmiotu publicznego, o którym mowa w ustawie o doręczeniach elektronicznych, będą miały co do zasady obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych w przypadku, gdy korespondencja kierowana do podmiotu trzeciego będzie wymagała uzyskania potwierdzenia nadania lub odbioru korespondencji.
W przypadku komunikacji z innym podmiotem publicznym podmiot leczniczy będzie miał obowiązek przekazywania korespondencji za pomocą tego kanału komunikacji. Również gdy do takiego podmiotu wpłynie wniosek dotyczący zapewnienia dostępu do informacji publicznej, w przypadku braku innego zastrzeżenia, konieczne będzie udzielenie odpowiedzi tym właśnie kanałem. Adresy do doręczeń elektronicznych podmiotów publicznych są jawne, co oznacza, że również w taki sposób świadczeniobiorcy oraz podmioty o innym statusie będą komunikować się z podmiotem.
Ustawodawca nałożył na podmioty lecznicze już teraz obowiązki przekazywania danych, informacji i dokumentów do rejestrów lub baz danych, które są prowadzone lub utrzymywane przez podmioty publiczne. Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z art. 3 pkt 1 lit. d u.d.e., jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów, nie stosuje się przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych. Oznacza to, że obowiązek korzystania z adresu do doręczeń elektronicznych nie zaistnieje w przypadku, gdy podmiot leczniczy będzie przekazywał dane, dokumenty i informacje za pośrednictwem np. Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych. Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie zmienia zatem zasad przekazywania informacji w Systemie Informacji Medycznej oraz systemach dziedzinowych, o których mowa w ustawie z 28.04.2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia.
Jednocześnie należy pamiętać, że podmioty publiczne mają obowiązek komunikowania się m.in. z podmiotami leczniczymi przy wykorzystaniu adresu do doręczeń elektronicznych założonych dla tych podmiotów. Adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie jest co prawda dostępny dla innych podmiotów niepublicznych, jednak każdy podmiot publiczny będzie miał do niego wgląd. Co więcej, część podmiotów publicznych, w tym organy administracji publicznej, w toku prowadzonych postępowań administracyjnych będą wykorzystywać ww. adres do korespondencji z podmiotem leczniczym. W przypadku np. zawiadomienia o planowanej kontroli w podmiocie, poinformowaniu o wszczęciu w stosunku do podmiotu leczniczego postępowania lub wezwania przez podmiot publiczny do złożenia wyjaśnień w sprawie, korespondencja może być, a w niektórych przypadkach będzie kierowana za pomocą ww. kanału komunikacji. Nie będzie zatem prawidłowe ignorowanie tego kanału komunikacji – podmiot leczniczy, nawet jeżeli będzie podmiotem niepublicznym, nie będzie mógł skutecznie zrezygnować z doręczania korespondencji w powyższy sposób, jak też kwestionować zaistnienia skutku doręczenia. Dowód doręczenia korespondencji jest bowiem wystawiany m.in. po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu (art. 41 ust. 1 pkt 3 u.d.e.).
Jeżeli podmiot leczniczy posiada status podmiotu niepublicznego w rozumieniu ustawy o doręczeniach elektronicznych, nie ma on obowiązku komunikowania się z innym podmiotem niepublicznym przy pomocy adresu do doręczeń elektronicznych, niezależnie od usługi, z jaką ten jest powiązany. Jednocześnie jednak podmiot leczniczy nie może zignorować korespondencji prowadzonej z nim za pomocą tego kanału komunikacji z tego tylko powodu, że nie otrzymał jej za pośrednictwem preferowanego środka porozumiewania się na odległość.
Przekazanie korespondencji za pomocą adresu do doręczeń elektronicznych będzie bowiem oznaczać skuteczne doręczenie korespondencji innemu podmiotowi. W konsekwencji, jeżeli podmiot leczniczy otrzyma żądanie przekazania pacjentowi dokumentacji medycznej na adres do doręczeń elektronicznych świadczeniobiorcy, to zgodnie z art. 27 ust. 1 pkt 4 ustawy z 6.11.2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta będzie on związany takim żądaniem. Podobnie podmiot leczniczy powinien uznać za skuteczne przekazanie mu np. żądania realizacji praw osoby, której dane dotyczą, opisane w rozdziale III rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) lub wnioski o dostęp do informacji publicznej, jeżeli jest on podmiotem, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z 6.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Źródło: Kupiec Mateusz, Szczepaniak Sylwester, Żeromski Bartłomiej, E-doręczenia w podmiotach leczniczych, Opublikowano: LEX/el. 2023